GMP 상의 Content LifeCycle의 이해.

 LifeCycle 에 대해 흔히들 생각하는것이, Workflow 개념과의 혼선이다. lifecycle 이 workflow 를 의미하는것은 아니다. 관계가 없는 것은 아니나, 정확하게 얘기하자면, LifeCycle 에 workflow 가 일부 포함된다고 해야 하겠다. 이 때문에, workflow 를 도입하면 된다던가, 그룹웨어나 일반 시스템들에 있는 workflow 같은걸 떠올리고, 도입하려고 하는데, 이렇게 하면 큰 문제가 된다. workflow 는 승인절차에만 중점을 두고 있으나, GMP 상의 LifeCycle 에는 승인되는 대상이 더 중요하다. 따라서 workflow 로는 해결이 안되며, 주로 bpm 단위의 업무 프로세스를 컨트롤 할 수 있는 단위가 되어야 GMP를 커버할 수 있다. (workflow 만들기 어려운가요? workflow 지원되나요? 등의 질문을 한다면 뭔가 큰 착각을 하고 있는 것이 되겠다.)

 LifeCycle 은 좀 더 풀어서 얘기하자면, 대상 컨텐츠의 생명주기를 관리하며 이에 따른 대상 컨텐츠의 상태와, 위에서 얘기하는 승인절차등이 모두 어우려져 통합 관리되어야 하는 것. 예를들어 문서승인이 모두 끝났다고 해서, 문서를 사용할 수 있는것이 아니다. 문서를 시행도 해야 하고, 이전 문서를 무효화 해야하고, 변경된 내용을 교육도 해야 하고, 배포를 하고 회수도 관리해야 하고, 정기적으로 점검도 하고, 폐기도 해야 한다. 이는 모두 GMP 상의 문서관리 절차이며, 이것들은 workflow 에서 끝나는 것이 결코 아니다. 

 LifeCycle Category1~N 은 대상 컨텐츠의 생명주기를 관리하는데, 이 관리 절차가 조금씩 다르기 때문에 분류가 여러가지 있다. 예를들어 SOP 같은 문서는 표준절차이기 때문에, 시행도 해야 하고 교육도 해야 하지만, offline 으로 이뤄진 기록서등과 같은 결과물들은 교육이나 시행이 필요가 없다. workflow 에 의해 승인이 되면, 승인된 문서를 보관만 하는 절차로 진행되기 때문에, 여러가지 LifeCycle 에 대한 카테고리가 존재한다. (Category 분류는 EMC Documentum 에서 사용하는 용어이고, ECM이나 GMP에서 사용하는 용어는 아니다.) 즉 대상 컨텐츠의 특성에 따라, LifeCycle 이 여러가지 형식으로 지원이 되어야 한다는 것. 또, 전자문서화 된다면 사실상 모든 오프라인 작업이나 문서는 모두 전산화가 되어야 한다. (물론 현실 여건상 일부 혼재하여 존재하고 있지만, 그룹웨어 전자결재가 그렇듯이, 언제간 그렇게 될 것이다.) 

 이를 바탕으로 컨텐츠의 생명주기를 관리하고자 한다면, 앞뒤로 붙는 여러가지 것들이 있는데, 우선 컨텐츠 정의 (Content Modeling, Type Define등) 가 제대로 구현되어야 할 것이다. 정의도 안되는걸, 상태와 관리를 제대로 할 수 있을리가 없다. 근래 소위 EDMS라고 불리우는 것들은 ECM이 아니고, 될수도 없다. 다루는 개념과 컨셉 자체가 다르기 때문에, 두개가 같은 의미라고 생각한다면 큰 문제이다. EDMS를 목표로 만들어진것들은 거의 대부분 문서를 전산화해서 중앙 집중으로 관리하고자 하는 목표에 중점을 두는것이지, 컨텐츠 Lifecycle 은 사실 별 관심이 없다. (그런데 다들 용어와 의미는 포장용으로 사용하고 있기 때문에, 오해 소지를 불러일으킴) 모아두고 보안철저로 관리하고자 하는 목적으론, GMP 가 요구하는 요건을 결코 만족시킬 수 없을 것이다. 사실 workflow 조차도 제대로 지원하고 있는 EDMS도 보기 드문게 현실이긴 하다.

아래 그림을 보고, 고개를 끄덕이지 않는다면, 아직 뭔가 솔루션을 도입하려고 시도하지 말라. 준비가 안되어 있는거니까..